Allgemeine Geschäftsbedingungen

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Leistungen des Auftragnehmers gegenüber seinen Auftraggebern, soweit nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.

1.2 Die Leistungen des Auftragnehmers umfassen insbesondere Buchführungsservice, laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung, Büroservice, Schriftverkehr, kaufmännische Dienstleistungen, betriebswirtschaftliche Beratung, Unternehmensberatung, Gründungsberatung sowie Schulungen im Umgang mit kaufmännischen Programmen, Bürosoftware, Buchhaltungssoftware und ELSTER.

1.3 Abweichende Geschäftsbedingungen des Auftraggebers gelten nur, wenn der Auftragnehmer diesen ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

2. Leistungsumfang

2.1 Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot, der Auftragsbestätigung, der Leistungsbeschreibung oder einer sonstigen schriftlichen Vereinbarung.

2.2 Der Auftragnehmer kann insbesondere folgende Leistungen erbringen:

Buchführungsservice

• Buchen laufender Geschäftsvorfälle im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen
• Erfassung und Verarbeitung laufender Buchhaltungsbelege
• Pflege von Debitoren-, Kreditoren- und Sachkonten
• Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen für Steuerberater oder Dritte
• Erstellung kaufmännischer Auswertungen auf Grundlage der bereitgestellten Daten
• digitale Belegorganisation und kaufmännische Ablage

Lohn- und Gehaltsabrechnung

• laufende Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Erstellung laufender Lohnsteuer-Anmeldungen
• Erstellung und Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen
• Pflege lohnrelevanter Stammdaten
• Unterstützung bei Personal- und Abrechnungsunterlagen

Büroservice und Schriftverkehr

• allgemeine Büro- und Verwaltungsarbeiten
• Erstellung und Bearbeitung von Geschäftsbriefen, E-Mails und kaufmännischem Schriftverkehr
• Vorbereitung von Angeboten, Rechnungen, Mahnungen und sonstigen Geschäftsdokumenten
• Pflege von Kunden-, Lieferanten- und Stammdaten
• Ablageorganisation und Dokumentenmanagement
• Unterstützung bei Formularen, Anträgen und kaufmännischen Unterlagen, soweit keine Rechts- oder Steuerberatung betroffen ist

Beratung und Unternehmensunterstützung

• kaufmännische Beratung
• betriebswirtschaftliche Beratung
• Unternehmensberatung
• kaufmännische und betriebswirtschaftliche Gründungsberatung
• Beratung zur Büroorganisation
• Beratung zu kaufmännischen Abläufen
• Unterstützung bei Kostenübersichten, Kalkulationen und Liquiditätsplanungen
• Unterstützung bei Digitalisierung und Organisationsprozessen

Schulungen

• Schulungen in kaufmännischen Programmen
• Schulungen in Buchhaltungssoftware
• Schulungen in Bürosoftware
• Einweisungen in digitale Belegverarbeitung
• Schulungen und Hilfestellungen zur technischen Nutzung von ELSTER
• individuelle Anwenderschulungen für Unternehmer, Mitarbeiter und Existenzgründer

3. Abgrenzung zur Steuerberatung und Rechtsberatung

3.1 Soweit Leistungen im Bereich Buchführung und Lohnabrechnung erbracht werden, erfolgen diese ausschließlich im gesetzlich zulässigen Rahmen des Steuerberatungsgesetzes.

3.2 Der Auftragnehmer erbringt keine Steuerberatung, Rechtsberatung oder Wirtschaftsprüfung, soweit hierfür keine gesetzliche Befugnis besteht.

3.3 Nicht Gegenstand der Leistungen sind insbesondere:

• steuerliche Beratung
• rechtliche Beratung
• Erstellung von Steuererklärungen
• Erstellung von Jahresabschlüssen
• Erstellung von Einnahmen-Überschuss-Rechnungen als steuerliche Abschlussleistung
• Erstellung und Übermittlung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen
• steuerliche Gestaltungsberatung
• rechtliche Prüfung von Verträgen, Schreiben oder sonstigen Dokumenten

3.4 Die Unterstützung bei ELSTER beschränkt sich auf technische, organisatorische und anwendungsbezogene Hilfestellungen. Eine steuerliche Prüfung, steuerliche Bewertung oder inhaltliche Beratung zu Steuererklärungen oder Steueranmeldungen erfolgt nicht.

3.5 Beratungsleistungen des Auftragnehmers erfolgen ausschließlich im kaufmännischen, betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Bereich. Sie ersetzen keine Beratung durch Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Banken oder sonstige befugte Fachberater.

3.6 Der Auftraggeber bleibt für seine unternehmerischen, steuerlichen, rechtlichen und wirtschaftlichen Entscheidungen selbst verantwortlich.

4. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

4.1 Der Auftraggeber verpflichtet sich, alle für die Durchführung des Auftrags erforderlichen Unterlagen, Informationen und Belege vollständig, richtig, lesbar und rechtzeitig zur Verfügung zu stellen.

4.2 Hierzu gehören insbesondere:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Kassenunterlagen
• Bankunterlagen
• Verträge
• Lohn- und Personalunterlagen
• Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Urlaub und Krankmeldungen
• Änderungen bei Mitarbeitern
• steuerlich oder wirtschaftlich relevante Mitteilungen
• Informationen zu privaten Nutzungsanteilen, Einlagen und Entnahmen
• sonstige für die Bearbeitung erforderliche Angaben

4.3 Der Auftragnehmer darf die vom Auftraggeber mitgeteilten Angaben grundsätzlich als richtig und vollständig zugrunde legen, sofern keine offensichtlichen Unrichtigkeiten oder Widersprüche erkennbar sind.

4.4 Erkennt der Auftragnehmer offensichtliche Unstimmigkeiten, weist er den Auftraggeber hierauf hin. Eine umfassende Prüfungspflicht besteht jedoch nur, wenn diese ausdrücklich vereinbart wurde.

4.5 Unterlässt der Auftraggeber eine erforderliche Mitwirkung oder reicht er Unterlagen verspätet, unvollständig oder ungeordnet ein, kann der Auftragnehmer die Bearbeitung zurückstellen, Mehraufwand berechnen oder den Auftrag aus wichtigem Grund kündigen.

5. Digitale Zusammenarbeit

5.1 Die Zusammenarbeit kann vollständig oder teilweise digital erfolgen.

5.2 Der Austausch von Unterlagen, Belegen, Auswertungen und Arbeitsergebnissen kann insbesondere per E-Mail, Mandantenportal, Cloud-Lösung, Buchhaltungssoftware, DATEV, Agenda, Lexware, SevDesk, Lexoffice, ELSTER oder über andere vereinbarte Systeme erfolgen.

5.3 Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, dass digital übermittelte Unterlagen vollständig, lesbar, geordnet und unverändert zur Verfügung gestellt werden.

5.4 Zugangsdaten, Passwörter, Zertifikate und sonstige Authentifizierungsdaten dürfen nur über sichere Kommunikationswege übermittelt werden. Der Auftraggeber bleibt für die Verwaltung und Sicherung seiner eigenen Zugangsdaten verantwortlich.

5.5 Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Bearbeitung zurückzustellen, wenn Unterlagen oder Zugänge fehlen, unvollständig sind oder eine ordnungsgemäße Bearbeitung nicht ermöglichen.

6. Datenschutz und Vertraulichkeit

6.1 Der Auftragnehmer behandelt alle ihm im Rahmen des Auftrags bekannt werdenden Informationen, Geschäftsunterlagen, Betriebsdaten, personenbezogenen Daten und sonstigen vertraulichen Informationen vertraulich.

6.2 Die Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung der Zusammenarbeit fort.

6.3 Eine Weitergabe von Informationen an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Durchführung des Auftrags erforderlich ist, der Auftraggeber eingewilligt hat oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

6.4 Soweit der Auftragnehmer personenbezogene Daten weisungsgebunden für den Auftraggeber verarbeitet, bleibt der Auftraggeber datenschutzrechtlich Verantwortlicher.

6.5 Soweit erforderlich, schließen die Parteien ergänzend einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

6.6 Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, dass die an den Auftragnehmer übermittelten personenbezogenen Daten rechtmäßig erhoben, verarbeitet und weitergegeben werden dürfen.

7. Einsatz von Mitarbeitern, Dritten und Software

7.1 Der Auftragnehmer ist berechtigt, zur Durchführung des Auftrags eigene Mitarbeiter, freie Mitarbeiter, fachkundige Dritte, IT-Dienstleister, Softwareanbieter, Rechenzentren oder sonstige Dienstleister einzusetzen.

7.2 Der Auftragnehmer stellt sicher, dass eingesetzte Personen und Dienstleister im erforderlichen Umfang zur Vertraulichkeit verpflichtet werden.

7.3 Der Auftraggeber erklärt sich damit einverstanden, dass zur Leistungserbringung geeignete Software, Cloud-Systeme und digitale Kommunikationsmittel eingesetzt werden, soweit dies für die Durchführung des Auftrags zweckmäßig ist.

8. Arbeitsergebnisse und deren Verwendung

8.1 Der Auftragnehmer erstellt die vereinbarten Arbeitsergebnisse auf Grundlage der vom Auftraggeber bereitgestellten Unterlagen, Informationen und Freigaben.

8.2 Arbeitsergebnisse können insbesondere sein:

• Buchungslisten
• Auswertungen
• Lohnabrechnungen
• Zahlungslisten
• betriebswirtschaftliche Übersichten
• vorbereitende Unterlagen für Steuerberater oder Dritte
• kaufmännische Schreiben
• Geschäftsbriefe
• Vorlagen
• Organisationsunterlagen
• Schulungsunterlagen
• Gesprächsnotizen
• Handlungsempfehlungen
• Kalkulationen
• Planungsübersichten

8.3 Betriebswirtschaftliche Auswertungen, kaufmännische Empfehlungen und Beratungsunterlagen dienen der Information und Entscheidungsunterstützung des Auftraggebers.

8.4 Der Auftraggeber ist verpflichtet, erhaltene Arbeitsergebnisse unverzüglich auf offensichtliche Fehler, Unstimmigkeiten, fehlende Angaben oder missverständliche Inhalte zu prüfen und Beanstandungen zeitnah mitzuteilen.

8.5 Die Verwendung und Weitergabe von Arbeitsergebnissen an Banken, Behörden, Geschäftspartner, Steuerberater, Rechtsanwälte oder sonstige Dritte erfolgt auf Verantwortung des Auftraggebers, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

9. Schulungen und Einweisungen

9.1 Der Auftragnehmer bietet Schulungen, Einweisungen und Unterstützung im Umgang mit kaufmännischen Programmen, Buchhaltungssoftware, Bürosoftware, digitalen Belegsystemen und ELSTER an.

9.2 Die Schulungen dienen der praktischen Anwendung, Bedienung und organisatorischen Nutzung der jeweiligen Programme.

9.3 Eine Schulung in ELSTER oder anderen steuerbezogenen Programmen stellt keine steuerliche Beratung dar.

9.4 Der Auftraggeber bleibt für die inhaltliche Richtigkeit der eingegebenen Daten, Erklärungen, Meldungen und übermittelten Informationen verantwortlich.

9.5 Der Auftragnehmer haftet nicht für steuerliche oder rechtliche Folgen, die aus der eigenverantwortlichen Nutzung von Programmen durch den Auftraggeber entstehen.

9.6 Die Schulungen beziehen sich ausschließlich auf die technische Bedienung und Anwendung der Software. Eine steuerliche Beratung oder Prüfung der Inhalte erfolgt nicht.

10. Beratungsleistungen und unternehmerische Entscheidungen

10.1 Der Auftragnehmer kann den Auftraggeber im Rahmen kaufmännischer, betriebswirtschaftlicher und organisatorischer Fragen beraten.

10.2 Die Beratung kann insbesondere folgende Themen betreffen:

• Unternehmensorganisation
• Gründungsvorbereitung
• Bürostruktur
• Kostenplanung
• Angebotserstellung
• Rechnungswesen
• Liquiditätsübersichten
• Digitalisierung
• kaufmännische Prozesse
• Arbeitsabläufe und interne Organisation

10.3 Die Empfehlungen des Auftragnehmers beruhen auf den vom Auftraggeber bereitgestellten Informationen sowie auf kaufmännischer und betriebswirtschaftlicher Einschätzung.

10.4 Die Umsetzung von Empfehlungen erfolgt ausschließlich auf eigenes unternehmerisches Risiko des Auftraggebers.

10.5 Der Auftragnehmer schuldet keinen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg, insbesondere keine bestimmte Umsatz-, Gewinn-, Fördermittel-, Finanzierungs- oder Gründungszusage.

11. Mängel und Nachbesserung

11.1 Der Auftraggeber hat Anspruch auf Beseitigung etwaiger Mängel, soweit diese vom Auftragnehmer zu vertreten sind.

11.2 Dem Auftragnehmer ist zunächst Gelegenheit zur Nachbesserung innerhalb einer angemessenen Frist zu geben.

11.3 Ein Mangel liegt nicht vor, wenn ein Fehler auf unvollständigen, verspäteten, unrichtigen oder missverständlichen Angaben des Auftraggebers beruht.

11.4 Offensichtliche Schreib-, Rechen-, Übertragungs- oder Erfassungsfehler können vom Auftragnehmer jederzeit berichtigt werden.

12. Vergütung und Zahlungsbedingungen

12.1 Die Vergütung richtet sich nach dem jeweiligen Angebot, der Auftragsbestätigung den individuell vereinbarten Konditionen oder der jeweils gültigen veröffentlichten Preisliste des Auftragnehmers.

12.2 Die Abrechnung kann nach Stunden, Fallpauschale, monatlicher Pauschale, Einzelauftrag oder nach gesonderter Vereinbarung erfolgen.

12.3 Zusätzlicher Aufwand, der durch verspätete, unvollständige, ungeordnete oder fehlerhafte Unterlagen entsteht, kann gesondert berechnet werden.

12.4 Gleiches gilt für Sonderauswertungen, kurzfristige Zusatzarbeiten, Nacharbeiten, Rückfragen, Korrekturen aufgrund nachgereichter Unterlagen sowie Abstimmungen mit Dritten.

12.5 Rechnungen sind sofort nach Rechnungsstellung ohne Abzug zahlbar, soweit auf der Rechnung kein anderes Zahlungsziel angegeben ist.

12.6 Gerät der Auftraggeber in Zahlungsverzug, ist der Auftragnehmer berechtigt, weitere Leistungen bis zum Ausgleich offener Forderungen zurückzustellen.

12.7 Bei laufenden Leistungen ist der Auftragnehmer berechtigt, die Vergütung mit angemessener Ankündigungsfrist anzupassen. Die Anpassung wird dem Auftraggeber in Textform mitgeteilt.

12.8 Für Leistungen der laufenden Finanzbuchhaltung werden während des laufenden Geschäftsjahres monatliche Vorschusszahlungen vereinbart. Die Vorschusszahlungen dienen der laufenden Vergütung der erbrachten Leistungen und werden auf die endgültige Vergütung angerechnet.

12.9 Die endgültige Abrechnung erfolgt nach Vorliegen aller für die Vergütungsberechnung maßgeblichen Grundlagen, insbesondere des Gegenstandswertes, Belegaufkommen, Buchungsumfangs oder sonstiger vereinbarter Berechnungsgrundlagen. Ergibt sich hieraus eine Abweichung zu den bereits geleisteten Vorschusszahlungen, erfolgt eine entsprechende Nachberechnung.

13. Termine und Fristen

13.1 Bearbeitungsfristen beginnen erst, wenn dem Auftragnehmer alle erforderlichen Unterlagen, Informationen und Zugänge vollständig vorliegen.

13.2 Der Auftraggeber ist für die Einhaltung gesetzlicher Fristen verantwortlich, soweit nicht ausdrücklich schriftlich eine Fristenüberwachung durch den Auftragnehmer vereinbart wurde.

13.3 Der Auftragnehmer übernimmt keine Verantwortung für Fristversäumnisse, die auf verspäteter, unvollständiger oder fehlerhafter Mitwirkung des Auftraggebers beruhen.

13.4 Bei kurzfristig eingereichten Unterlagen kann eine fristgerechte Bearbeitung nur übernommen werden, wenn dies ausdrücklich bestätigt wurde.

14. Aufbewahrung und Herausgabe von Unterlagen

14.1 Der Auftragnehmer bewahrt Unterlagen, Daten und Arbeitsergebnisse nur insoweit auf, wie dies gesetzlich erforderlich, vertraglich vereinbart oder zur Durchführung des Auftrags notwendig ist.

14.2 Originalunterlagen bleiben Eigentum des Auftraggebers.

14.3 Nach Beendigung des Auftrags kann der Auftraggeber die Herausgabe seiner Unterlagen verlangen. Die Herausgabe erfolgt innerhalb angemessener Frist.

14.4 Der Auftragnehmer ist berechtigt, Kopien, digitale Sicherungen oder Dokumentationen zurückzubehalten, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Dokumentation der eigenen Tätigkeit oder zur Abwehr möglicher Ansprüche erforderlich ist.

14.5 Transport, Versand und Übermittlung von Unterlagen erfolgen auf Kosten und Risiko des Auftraggebers, soweit nichts anderes vereinbart wurde.

15. Zurückbehaltungsrecht

15.1 Der Auftragnehmer kann die Herausgabe von Arbeitsergebnissen und Unterlagen verweigern, soweit offene fällige Forderungen aus dem Vertragsverhältnis bestehen.

15.2 Dies gilt nicht, soweit die Zurückbehaltung nach den Umständen des Einzelfalls unverhältnismäßig wäre oder gegen Treu und Glauben verstoßen würde.

16. Haftung

16.1 Der Auftragnehmer haftet für Schäden, die auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten beruhen, nach den gesetzlichen Vorschriften.

16.2 Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Auftragnehmer nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Auftrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Auftraggeber regelmäßig vertrauen darf.

16.3 Die Haftung bei einfacher Fahrlässigkeit ist auf den vertragstypischen und vorhersehbaren Schaden begrenzt.

16.4 Für Schäden, die durch unrichtige, unvollständige oder verspätet übermittelte Unterlagen oder Informationen des Auftraggebers entstehen, haftet der Auftragnehmer nicht.

16.5 Eine Haftung für steuerliche, rechtliche oder wirtschaftliche Folgen besteht nicht, soweit diese auf Entscheidungen des Auftraggebers, Auskünften Dritter oder nicht vom Auftragnehmer geschuldeten Beratungsleistungen beruhen.

16.6 Die Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit bleibt unberührt.

16.7 Eine weitergehende Haftungsbegrenzung kann gesondert vereinbart werden, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

17. Vertragsdauer und Kündigung

17.1 Ein Auftrag kommt durch Annahme eines Angebots, schriftliche Beauftragung, Auftragsbestätigung oder durch tatsächliche Inanspruchnahme der Leistung zustande.

17.2 Bei laufenden Leistungen wird der Auftrag auf unbestimmte Zeit erbracht, sofern keine feste Laufzeit vereinbart wurde.

17.3 Laufende Leistungen können von beiden Parteien mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende gekündigt werden, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

17.4 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

17.5 Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:

• der Auftraggeber trotz Mahnung fällige Rechnungen nicht bezahlt
• der Auftraggeber erforderliche Unterlagen wiederholt nicht oder verspätet bereitstellt
• eine ordnungsgemäße Bearbeitung dauerhaft nicht möglich ist
• das Vertrauensverhältnis nachhaltig gestört ist
• der Auftraggeber gegen wesentliche Vertragspflichten verstößt

17.6 Nach Beendigung der Zusammenarbeit sind noch offene Leistungen und bis dahin entstandene Aufwendungen zu vergüten.

18. Elektronische Kommunikation

18.1 Die Parteien stimmen der Kommunikation per E-Mail und über digitale Systeme zu.

18.2 Dem Auftraggeber ist bekannt, dass elektronische Kommunikation trotz technischer Schutzmaßnahmen Risiken mit sich bringen kann.

18.3 Der Auftraggeber ist verpflichtet, Änderungen seiner Kontaktdaten, E-Mail-Adresse oder Zugänge unverzüglich mitzuteilen.

18.4 Mitteilungen an die zuletzt bekannte E-Mail-Adresse gelten als zugegangen, sofern der Auftraggeber nicht nachweist, dass ein Zugang nicht erfolgt ist.

19. Schlussbestimmungen

19.1 Es gilt deutsches Recht.

19.2 Erfüllungsort ist der Sitz des Auftragnehmers, soweit gesetzlich zulässig.

19.3 Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig und sofern der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, der Sitz des Auftragnehmers.

19.4 Änderungen und Ergänzungen einzelner Vereinbarungen bedürfen mindestens der Textform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist.

19.5 Sollte eine Bestimmung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.